„Pot trece asta pe firmă?” — e întrebarea pe care o primim cel mai des. Televizorul, laptopul, benzina, gazul de acasă, materialele de construcții... Răspunsul depinde de un singur lucru: are legătură cu activitatea firmei?
Acest ghid e scris pentru antreprenori, nu pentru contabili. Începem cu ce vă interesează cel mai mult — ce puteți și ce nu puteți trece pe firmă — și apoi intrăm în detaliile tehnice.
Înainte de toate: ce înseamnă „deductibil”?
Cheltuială deductibilă = se scade din venituri la calculul impozitului pe profit. Cu cât ai mai multe cheltuieli deductibile legitime, cu atât plătești mai puțin impozit (16% din profit).
Atenție: la microîntreprinderi cheltuielile NU contează — impozitul e 1% din venituri, indiferent de cheltuieli. Deductibilitatea e relevantă doar la firmele pe impozit pe profit.
„Pot băga asta pe firmă?” — Da, iată cum
Aproape orice se poate trece pe firmă — cu condiția să existe legătura cu activitatea economică și documentele justificative. Iată cele mai frecvente situații:
| Ce vrei pe firmă | Da, poți! | Condiția |
|---|---|---|
| Laptop / calculator | Da, 100% | Factură pe firmă. Sub 5.000 lei → direct pe cheltuieli, fără amortizare |
| Telefon mobil + abonament | Da, 100% | Factură și abonament pe firmă (cu CUI) |
| Mobilier birou | Da, 100% | Scaun, birou, raft — pentru spațiul de lucru |
| Imprimantă / scanner | Da, 100% | Echipament de birou, factură pe firmă |
| Benzină / motorină | Da, 50% | Mașina pe firmă (sau comodat). Cu foaie de parcurs zilnică → 100% |
| Curent, gaz, internet de acasă | Da, proporțional | Sediu social sau punct de lucru acasă + contract de comodat (vezi mai jos) |
| Televizor | Da, 100% | Dacă e la sediu/birou — sală de ședințe, recepție, showroom |
| Materiale de construcții | Da, 100% | Dacă renovezi sediul/biroul/punctul de lucru al firmei |
| Electrocasnice (frigider, espressor) | Da, 100% | Dacă sunt la sediu/birou pentru angajați (dotare spațiu de lucru) |
| Cafea, apă, gustări | Da | La birou, pentru angajați — cheltuieli sociale sau protocol |
| Haine de lucru / uniformă | Da, 100% | Echipament de protecție, uniformă cu sigla firmei, salopete, încălțăminte de lucru |
| Restaurant cu partenerul de afaceri | Da | Cheltuială de protocol (2% din profit). Factură + notă cu scopul întâlnirii |
| Teambuilding cu angajații | Da | Cheltuială socială. Lista participanților = angajați ai firmei, nu familie |
Principiul de bază
ANAF se uită la de ce ai cumpărat, nu doar la ce ai cumpărat. Aceeași achiziție poate fi deductibilă sau nu — depinde de cum o justifici. Un televizor la sediul firmei e ok. Același televizor „pentru firmă” dar montat în sufrageria de acasă, fără justificare — nu e ok.
Sfat: dacă nu ești sigur că poți justifica o cheltuială, întreabă contabilul înainte, nu după. E mult mai ușor să previi decât să explici la un control ANAF.
Sediul firmei e acasă? Iată ce poți deduce legal
Foarte mulți antreprenori au sediul social acasă (cu contract de comodat) sau chiar un punct de lucru declarat la domiciliu. Și se întreabă: „Pot trece curentul, gazele, internetul pe firmă?”
Răspunsul scurt: da, dar proporțional cu suprafața alocată firmei.
Cum funcționează
Depinde de cât din locuință ai alocat firmei în contractul de comodat sau în declarația punctului de lucru:
- Tot apartamentul/casa declarat ca sediu sau punct de lucru → deduci 100% din utilități (curent, gaz, internet, întreținere, apă)
- Doar o cameră (ex: 1 cameră din 4 = 25%) → deduci proporțional, adică 25% din utilități
Condiția: contract de comodat (sau de închiriere) care specifică spațiul alocat firmei, sau punct de lucru declarat la Registrul Comerțului.
Ce poți deduce cu sediul/punctul de lucru acasă
| Cheltuială | Tot apartamentul pe firmă | Doar o cameră pe firmă |
|---|---|---|
| Curent electric | 100% | Proporțional (ex: 25%) |
| Gaz / încălzire | 100% | Proporțional |
| Internet | 100% | Proporțional (sau 100% dacă e exclusiv pentru firmă) |
| Întreținere | 100% | Proporțional |
| Mobilier birou | 100% | 100% (echipament de lucru) |
| Calculator / laptop | 100% | 100% (echipament de lucru) |
Exemplu 1: Ai declarat tot apartamentul ca punct de lucru (depozitare arhivă + birou administrativ). Factura de curent e 300 lei/lună → deduci 300 lei. Gazul iarna 500 lei → deduci 500 lei.
Exemplu 2: Ai declarat doar o cameră din 4 (25%). Factura de curent 300 lei → deduci 75 lei. Gazul 500 lei → deduci 125 lei.
Punct de lucru vs. sediu social — ce e mai bine?
- Sediu social acasă (comodat) — cel mai simplu, fără chirie, deduci proporțional utilitățile. Ideal pentru firme mici, consultanță, IT, servicii
- Punct de lucru acasă — declarat la Registrul Comerțului, mai ușor de justificat cheltuielile. Recomandat dacă chiar lucrezi zilnic de acasă
- Chirie birou separat — 100% deductibil tot (chirie + utilități). Cel mai curat fiscal, dar cel mai scump
Punct de lucru acasă — activități ușor de justificat
Nu trebuie să desfășori producție industrială ca să declari punct de lucru la domiciliu. Exemple de activități perfect legitime:
- Activități de secretariat — corespondență, evidențe, administrare documente
- Depozitare arhivă contabilă — firmele sunt obligate să păstreze documentele 5-10 ani; dacă le ții acasă, e motiv de punct de lucru
- Birou administrativ — facturare, evidență clienți, corespondență email
- Consultanță / prestări servicii online — dacă lucrezi de acasă la calculator
Odată declarat punctul de lucru, cheltuielile cu utilitățile aferente (curent, gaz, internet, întreținere) se justifică mult mai ușor proporțional cu suprafața alocată.
Mașina pe firmă — regula de 50%
A doua cea mai frecventă întrebare: „Cât deduc din benzină?”
| Utilizare auto | Deductibilitate | Ce trebuie |
|---|---|---|
| Mixtă (serviciu + personal) | 50% | Factură/bon pe firmă |
| Exclusiv în scop de afaceri | 100% | Foaie de parcurs zilnică + documente justificative |
Ce se deduce la 50%: combustibil, reparații, ITP, rovignetă, asigurări (CASCO, RCA), spălătorie, parcare, piese. Inclusiv TVA pe achiziția auto — 50% deductibilă.
Atenție: ANAF prezumă utilizare mixtă!
Dacă nu ai documente care să demonstreze utilizarea exclusiv în scop de afaceri, ANAF consideră automat 50%. Pentru 100%, ai nevoie de foaie de parcurs completată zilnic (traseu, km, scop deplasare), GPS monitorizare sau regulament intern. Puțini antreprenori reușesc să justifice 100%.
Mașina personală folosită și pentru firmă — ce faci?
Dacă mașina e pe persoana fizică (pe numele tău, nu al firmei), cheltuielile cu ea sunt 0% deductibile. Dar există soluții legale:
- Contract de comodat (folosință gratuită) — asociatul dă mașina în folosință firmei. Cheltuielile devin deductibile 50% (utilizare mixtă)
- Contract de închiriere — firma închiriază mașina de la asociat. Chiria e cheltuială deductibilă pentru firmă, iar asociatul declară venitul din chirie
- Achiziție pe firmă sau leasing — varianta cea mai curată fiscal
Important: contractul de comodat/închiriere trebuie să existe înainte de a trece cheltuielile pe firmă, nu după. ANAF verifică datele.
7 greșeli frecvente care te costă la control ANAF
- Benzină fără foaie de parcurs — ANAF poate refuza integral deducerea cheltuielilor auto
- Chirie fără contract înregistrat — dacă proprietarul e persoană fizică și contractul nu e la ANAF, risc de nedeductibilitate
- Cheltuieli cu mașina personală — mașina trebuie să fie pe firmă (proprietate, leasing sau contract de închiriere). Mașina asociatului = 0%
- Diurnă peste plafon fără impozitare — diferența peste 57,50 lei/zi trebuie impozitată ca venit al angajatului. Dacă nu o faci, vine recalculare + penalități
- Cadouri clienți fără evidență de protocol — dacă nu ții evidență separată, ANAF poate reclasifica și refuza deducerea
- Cheltuieli plătite din cardul personal — dacă plătești ceva „pe firmă” de pe cardul tău personal, justificarea contabilă devine complicată
- Bon fiscal fără CUI — un bon simplu de la magazin nu e suficient; trebuie bon cu datele firmei
Fiecare greșeală de mai sus poate duce la recalcularea impozitului pe profit + dobânzi + penalități la un control ANAF.
Documente obligatorii — fără hârtie, fără deducere
Regula: orice cheltuială fără document justificativ = nedeductibilă. Nu există excepții.
- Factură (inclusiv electronică prin RO e-Factura) sau bon fiscal — pe numele firmei, cu CUI
- Contract — obligatoriu pentru chirie, servicii recurente, leasing
- Foaie de parcurs — pentru cheltuieli auto (obligatorie la 100%, recomandată la 50%)
- Ordin de deplasare — pentru diurnă
- Stat de plată — pentru salarii
- Extras bancar — pentru comisioane bancare
Bon de la supermarket fără CUI = pierdut!
Când cumperi ceva de la supermarket pe firmă, cere bon cu CUI-ul firmei (casa de marcat poate emite bon cu date fiscale). Bonul simplu, fără CUI, nu e document justificativ pentru deducere.
Ghidul tehnic complet — toate cheltuielile pe categorii
Mai jos sunt toate categoriile de cheltuieli cu deductibilitatea lor, pentru cine vrea detaliile complete.
Deductibile integral (100%)
- Salarii brute + CAM 2,25% + indemnizații concediu medical (primele 5 zile)
- Tichete de masă — maximum 45 lei/zi lucrătoare/angajat (2026)
- Tichete cadou — maximum 300 lei/angajat/eveniment (Paște, Crăciun, 1 Iunie, 8 Martie)
- Mărfuri și materiale — marfă vândută, materii prime, ambalaje, rechizite, consumabile IT
- Chirie birou/depozit (cu contract; PF → înregistrat la ANAF)
- Utilități — curent, gaz, apă, internet, telefonie (pe numele firmei)
- Servicii — contabilitate, consultanță, IT, juridice, publicitate, curierat
- Asigurări — CASCO, RCA (auto pe firmă), asigurare sediu și bunuri
- Amortizare — echipamente peste 5.000 lei (prag OUG 8/2026). Sub 5.000 lei → direct pe cheltuieli
- Taxe locale — impozit clădire, teren, auto
- Comisioane bancare, dobânzi la credite pentru activitatea firmei
- Deplasări — cazare, transport (diurna — vezi secțiunea „limitat”)
Noutate 2026 — Pragul mijloacelor fixe a crescut la 5.000 lei
Prin OUG 8/2026 (în vigoare din 25 februarie 2026), un bun sub 5.000 lei poate fi trecut direct pe cheltuieli în luna achiziției, fără amortizare. Anterior, pragul era 2.500 lei.
Exemplu: cumperi un laptop de 4.500 lei → îl treci integral pe cheltuieli. Înainte, trebuia amortizat pe 3 ani.
Deductibile limitat (cu plafon)
- Auto — 50% (sau 100% cu foaie de parcurs). Vezi secțiunea dedicată mai sus
- Protocol (mese afaceri, cadouri parteneri) — 2% din profitul brut contabil
- Sponsorizări — 0,75% din cifra de afaceri, max 20% din impozitul pe profit. Doar ONG-uri/cluburi sportive. Formularul D177
- Diurnă internă — 57,50 lei/zi (2,5 × 23 lei). Peste plafon = venit impozabil al angajatului
- Diurnă externă — conform HG 518/1995, diferă pe țări
- Dobânzi — dacă grad îndatorare > 4:1, excedentul se reportează. Împrumuturi de la asociați: la rata BNR
- Provizioane — creanțe neîncasate 30% după 270 zile, garanții, concedii neefectuate
Nedeductibile (0%)
- Impozitul pe profit (nu poți deduce impozitul din impozit)
- Amenzi și penalități (ANAF, Poliție, ITM, mediu, primărie)
- Dobânzi și majorări de întârziere la bugetul de stat
- Cheltuieli personale ale asociaților/administratorilor
- Cheltuieli fără documente justificative
- Cheltuieli fără legătură cu activitatea firmei
Documente obligatorii — fără hârtie, fără deducere
Regula de aur: orice cheltuială fără document justificativ = nedeductibilă. Nu există excepții.
- Factură (inclusiv electronică prin RO e-Factura) sau bon fiscal — pe numele firmei, cu CUI
- Contract — obligatoriu pentru chirie, servicii recurente, leasing
- Foaie de parcurs — pentru cheltuieli auto (obligatorie la 100%, recomandată la 50%)
- Ordin de deplasare — pentru diurnă
- Stat de plată — pentru salarii
- Extras bancar — pentru comisioane bancare
Bon de la supermarket fără CUI = pierdut!
Când cumperi ceva de la supermarket pe firmă, cere bon cu CUI-ul firmei (casa de marcat poate emite bon cu date fiscale). Bonul simplu, fără CUI, nu e document justificativ pentru deducere.
7 greșeli frecvente care te costă la control ANAF
- Benzină fără foaie de parcurs — ANAF poate refuza integral deducerea cheltuielilor auto
- Chirie fără contract înregistrat — dacă proprietarul e persoană fizică și contractul nu e la ANAF, risc de nedeductibilitate
- Cheltuieli cu mașina personală — mașina trebuie să fie pe firmă (proprietate, leasing sau contract de închiriere). Mașina asociatului = 0%
- Diurnă peste plafon fără impozitare — diferența peste 57,50 lei/zi trebuie impozitată ca venit al angajatului. Dacă nu o faci, vine recalculare + penalități
- Cadouri clienți fără evidență de protocol — dacă nu ții evidență separată, ANAF poate reclasifica și refuza deducerea
- Cheltuieli plătite din cardul personal — dacă plătești ceva „pe firmă” de pe cardul tău personal, justificarea contabilă devine complicată
- Bon fiscal fără CUI — un bon simplu de la magazin nu e suficient; trebuie bon cu datele firmei
Fiecare greșeală de mai sus poate duce la recalcularea impozitului pe profit + dobânzi + penalități la un control ANAF.
Tabel sinteză — cele mai frecvente cheltuieli
| Cheltuială | Deductibilitate | Condiție / notă |
|---|---|---|
| Salarii + contribuții | 100% | Stat de plată, CIM |
| Tichete de masă | 100% | Max 45 lei/zi lucrătoare (2026) |
| Tichete cadou angajați | 100% | Max 300 lei/angajat/eveniment |
| Chirie birou/depozit | 100% | Contract; PF → înregistrat la ANAF |
| Utilități (curent, gaz, internet) | 100% | Pe numele firmei |
| Contabilitate, consultanță | 100% | Factură + contract |
| Publicitate (Google Ads etc.) | 100% | Factură pe firmă |
| Echipamente sub 5.000 lei | 100% | Direct pe cheltuieli (OUG 8/2026) |
| Echipamente peste 5.000 lei | 100% | Amortizat pe durata de utilizare |
| Combustibil auto firmă | 50% | 100% doar cu foaie de parcurs zilnică |
| Reparații, ITP, RCA auto | 50% | Auto pe firmă; 100% cu justificare |
| Mese de afaceri (protocol) | 2% din profit | Factură + justificare scop afaceri |
| Sponsorizări | 0,75% CA | Credit fiscal, nu cheltuială; D177 |
| Diurnă internă | 57,50 lei/zi | Peste plafon = venit impozabil angajat |
| Amenzi (ANAF, Poliție etc.) | 0% | Niciodată deductibile |
| Cheltuieli personale asociat | 0% | Indiferent de justificare |
| Cheltuieli fără factură/bon | 0% | Fără document = fără deducere |
Recomandarea noastră
Păstrați toate facturile și bonurile organizate pe luni. Cereți întotdeauna factură pe firmă (cu CUI), nu bon simplu. Și dacă nu sunteți siguri dacă o cheltuială e deductibilă — întrebați contabilul înainte, nu după. E mult mai simplu să previi decât să corectezi la un control ANAF.